Büroassistenz / Sekretär*in (m/w/d)

Dynamisch, international, wachstumsstark – die Rieck Logistik-Gruppe entwickelt sich ständig weiter. Unser globales Geschäft umfasst rund 1.000 Mitarbeitende an 16 Standorten über 4 Geschäftssparten. Unsere Teams organisieren weltweite Logistiklösungen – zu Land, zu Wasser, in der Luft sowie vor Ort im Lager. Dafür braucht es jeden Einzelnen von uns. Mit den Werten einer offenen und klaren Kommunikation, mit Struktur und Begeisterung steuern wir unser Familienunternehmen. Dabei übernehmen wir Verantwortung für Entscheidungen, die uns gemeinsam zum Erfolg führen. Wir schaffen ein Arbeitsumfeld, in dem Eigenverantwortung, individuelle Entfaltung und Feedbackkultur im Mittelpunkt stehen.

Kommen Sie an Bord mit klaren Werten und klarem Kurs!

• Übernahme aller administrativen Aufgaben bzgl. des Büroalltags: Verantwortung für die Bestellung und Organisation des Büromaterials, um sicherzustellen, dass unser Büro stets optimal ausgestattet ist.
• Gewissenhafte Durchführung von Sekretariatstätigkeiten: Buchung und Abrechnung von Dienstreisen, Organisation von Firmenevents und Meetings, Bearbeitung von Rechnungen und anderen administrativen Dokumenten.
• Vor- und Nachbereitung von Meetings und Videokonferenzen: Terminorganisation und Erstellung von Protokollen, um einen reibungslosen Ablauf sicherzustellen.
• Enge Zusammenarbeit mit der Geschäftsführung und dem Niederlassungsleiter: Unterstützung bei administrativen Aufgaben, um einen effizienten und erfolgreichen Büroalltag zu gewährleisten.
• Erstellung von regelmäßigen Statistiken: Nutzung unseres BI-Tools (Qlik) zur Datenanalyse und Berichterstellung.
• Erstellung von Angeboten und Organisation von Geschäftsreisen: Koordination und Abrechnung von Reisekosten.
• Führung des Team-lead in unserem Kreditkartensystem Moss: Verwaltung und Kontrolle der Ausgaben im Kreditkartensystem.
• Allgemeine Büroorganisationstätigkeiten: Effektive Kommunikation, Terminmanagement und Unterstützung des Teams.

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder Erfahrung in einer ähnlichen administrativen Funktion im Officemanagement: Fundiertes Wissen und Praxiserfahrung im Bereich Büroorganisation und Verwaltung.
• Sichere Kenntnisse in MS-Office: Souveräner Umgang mit Word, Excel, PowerPoint und Outlook.
• Sprachkenntnisse: Professionelle Kommunikationsfähigkeiten in deutscher und englischer Sprache.
• Freundlichkeit, Zuverlässigkeit und Einsatzbereitschaft: Ein freundliches Auftreten und die Fähigkeit, auch in stressigen Situationen zuverlässig zu arbeiten.
• Gute Ausdrucksweise und schnelle Auffassungsgabe: Fähigkeit, sich schnell in neue Aufgabenbereiche einzuarbeiten und effektiv zu kommunizieren.
• Selbständige Arbeitsweise und eine Servicementalität: Fähigkeit, eigenständig zu arbeiten und dabei stets den Servicegedanken im Blick zu haben.
• Vertrauensvolle Kommunikation und hoher Grad an Zuverlässigkeit: Sensibler Umgang mit vertraulichen Informationen und absolute Loyalität gegenüber dem Unternehmen.

• Familienunternehmen - Zukunft mit Tradition und Innovation
• Fit For Future - Agile und begeisternde Unternehmenskultur
• Mobiles Arbeiten - Flexible Arbeit und Leben in Balance
• Benefits - Events, Sport und vieles mehr
• Jobrad - Mobilität vom Fahrrad bis zum E-Scooter
• Schulung und Weiterbildung - Individuelle Entwicklung
• Onboarding - Systematische Einarbeitung im Team
• Vergütung - Stets fair und leistungsgerecht